Poslovna komunikacija je sestavni del družbenega življenja posameznika.
Sposobnost vodenja uradnega pogovora je potrebna v strokovnih, družbenih dejavnostih.
Koncept, bistvo in specifičnost
Kaj je poslovna komunikacija? Kaj je njena glavna naloga?
To se dogaja med skupnim ciljem in interesi subjektov v okviru družbeno-pravnih, ekonomskih odnosov.
Za stranke ni dragocena sama komunikacija, ampak doseganju skupnih interesov.
Poslovno komuniciranje temelji na znanju, ki ga imajo nasprotniki. Medsebojno razumevanje dosežejo prav zaradi zavedanja vsebine.
Glavna naloga take komunikacije - vzajemno koristno sodelovanje, ki prinaša učinkovite rezultate.
Najpomembnejša značilnost poslovnega komuniciranja je obstoj pravnega okvira, kateremu se subjekti podrejajo. Idealna varianta takšnih odnosov je sodelovanje, ki temelji na spoštovanju in zaupanju.
Nič manj pomembna značilnost - urejena. Pravila so odvisna od stopnje formalnosti dogodkov, ciljev strank, standardov ravnanja, nacionalnih značilnosti.
Poslovni jezik
Jezik - uradno poslovanje. To je funkcionalni jezikki se uporablja neposredno na področju poklicnih odnosov. Njegove ključne značilnosti so:
- uradni značaj (uporabljajo ga akterji, ki opravljajo ustrezne uradne vloge);
- ciljanje (namenjeno je določenemu posamezniku, s katerim je potrebno doseči razumevanje);
- ponovljivost (velja za vse primere ene vrste);
- tematske omejitve (pogovor se vedno izvaja v okviru pooblastil, ciljev in ciljev udeležencev).
Dobrodošli nevtralni ton predstavitve, brez pretiranega čustvenega obarvanja.
Višja kot je natančnost, jasnost predstavitve informacij, višja je verjetnost, da jo nasprotnik zanesljivo zazna.
Osnove in načela
Načela poslovnega komuniciranja v skupini in med uradnimi partnerji:
- Medosebni stik. Kljub posebnemu poudarku te komunikacije se med nasprotniki vzpostavljajo medosebni odnosi. To je izraženo v naravi pogovora, v odnosu med seboj.
- Osredotočite se. Komunikacija se ne zgodi naključno. Vedno je rezultat namernega ukrepanja za dosego cilja.
- Zapletenost. Vključuje verbalne in neverbalne vidike interakcije. Stranke ne le zaznavajo informacije, temveč tudi analizirajo vedenje sogovornika.
- Uspešnost. Na koncu nasprotniki pridejo do nekega rezultata. To ne zadeva le reševanja uradnih vprašanj, ampak tudi oblikovanje mnenj drug o drugem. Rezultat je lahko pozitiven, negativen.
Funkcije
Tri ključne funkcije:
- Informativno. Sogovorniki se ukvarjajo z oblikovanjem, kopičenjem, prenosom, sprejemanjem informacij.
- Regulativni. Odvisno od zaznavanja partnerjeve osebnosti in narave toka pogovora poteka izbira modela obnašanja. Uporabljajo se prepričanje, predlog, imitacija, okužba.
- Učinkovito komunikativna. Zaradi take komunikacije ljudje dobijo priložnost, da razvijejo svojo osebnost.
Izboljšuje se poslovna podoba, razvijajo se učinkovite samopredstavitvene veščine.
Vloga v poklicnih dejavnostih
Strokovna komunikacija je sestavni del dejavnosti katerega koli strokovnjaka.
Ne glede na naravo delovne aktivnosti oseba vstopi v komunikacijo s svojimi podrejenimi, kolegi ali nadrejenimi.
Dialog o poklicnih nalogah in ciljih je vedno uradni značaj.
Lahko pridobi veliko posebnega znanja, ki ga ima oseba le v procesu interakcije s svojimi izkušenimi kolegi.
Vodstvo s pomočjo poslovne komunikacije organizira delo ekipe, vpliva, zagotavlja izvajanje zastavljenih nalog.
Razvrstitev
Najbolj priljubljena razdelitev po vsebini, s pomočjo komunikacije.
Glede vsebine:
- material (postavke za izmenjavo strank, rezultate dejavnosti);
- kognitivno (izmenjava znanja, izkušenj);
- motivacijsko (stranke si delijo svoje cilje, cilje, motive);
- dejavnosti (izmenjava znanj, spretnosti).
Oblike izvajanja poslovna komunikacija se razlikuje glede na uporabljena sredstva:
- neposredno (izvaja se s pomočjo naravnih dejanj, ki jih je sposobna skoraj vsaka oseba: govor, kretnje, izrazi obraza);
- posredovan (uporaba posebnih orodij, orodij);
- neposredno (osebna interakcija, med katero se stranki zaznavata);
- posredno (izmenjava informacij poteka prek posrednikov, ki zastopajo interese dejanskih nasprotnikov).
Obrazci in njihove jezikovne značilnosti
Obstajajo naslednje oblike uradnega sporočanja:
- Korespondenca. Pisna poslovna komunikacija se v vseh organizacijah in institucijah uporablja kot najboljši način za interakcijo. Kakršna koli naročila, odredbe, uredbe, poslovna pisma vam omogočajo komunikacijo brez neposrednega stika.
- Pogajanja. Razprava na uradni ravni o skupnih vprašanjih, ki se s pozitivnim izidom konča s podpisom pogodb ali sporazumov.
- Srečanje. Skupina si skupaj prizadeva organizirati učinkovito delo institucije. Med sestanki poteka razprava o obstoječih problemih, razvoju nadaljnjega načrta delovanja, določitvi dejanskih ciljev.
- Javno nastopanje. Ena oseba posreduje informacije večini.
Avtoriteto in ključne glasovalne pravice imajo posamezniki, ki so seznanjeni z obravnavano zadevo, vodje.
- Pogovor. Najpogostejša oblika poslovne komunikacije je pogovor. V bistvu so to ista pogajanja, vendar potekajo v neformalnem formatu in so bolj nevsiljiva.
Slogi in modeli
Obstajajo trije slogovi poslovne komunikacije:
- ritual (partnerji skušajo ohraniti javno mnenje o sebi, potrditi njihov status);
- manipulativno (eden od partnerjev vidi drugega kot sredstvo za dosego cilja in ga želi vplivati);
- humanistično (partnerstva temeljijo na načelih razumevanja, spoštovanja, empatije).
Osnovni modeli:
- Napovedovalec. Pogovor je zgolj informativne narave. Drži se narazen in ne išče zbliževanja.
- Brez stika. Nasprotnik pokaže svojo premoč, poskuša usmerjati in manipulirati. Ni povratne informacije.
- Diferencial. Oseba je vzpostavljena tako, da ne komunicira z vsemi sogovorniki, ampak le z njihovim delom. Na primer, pozornost je namenjena le nasprotnikom, ki podpirajo izražena stališča.
- Hyporeflexive. Obsedenost z lastno osebo, nepripravljenost za zaznavanje partnerjev.
- Hiperrefleksivna. Nejasnost in pretirana občutljivost otežita zaznavanje vhodnih informacij. Zavest lastne občutke o vtisu sogovornikov.
- Pomanjkanje prilagodljivega odziva. Dejavnost se izvaja na podlagi predhodno pripravljenega programa.
Ni mogoče graditi situacijsko-poslovne komunikacije (to je priložnost za analizo stanja in prilagajanje spreminjajočim se razmeram).
- Avtoritarni. Povratne informacije so odsotne zaradi prepričanja enega posameznika v njegovo trdno pravičnost. Pogovor temelji na načelu monologa.
Obnašanje vlog
Pomembno vlogo imajo osebne lastnosti sogovornikov.. Samozavestni, namenski, karizmatični posamezniki bodo bolj verjetno uspešno zaključili vsak poslovni odnos.
Glavni modeli igranja vlog:
- podrejeni;
- nadzornik;
- kolega;
- partner;
- pogajalec.
Pomembna sposobnost, ki jo mora imeti poslovna oseba - sposobnost prepričati.
Celoten proces prepričevanja je sestavljen iz štirih stopenj: informiranje, razjasnitev, dokazovanje in odpovedovanje.
Obveščanje vam omogoča, da pojasnite cilje in cilje dejavnosti, določite njene motive. Pojasnitev se lahko pojavi na načelu pouka, pripovedi in sklepanja.
Stopnja dokazov vsebuje seznam argumentov in argumentov, ki potrjujejo potrebo po izvajanju dejavnosti. Zavrnitev vam omogoča, da postavite vprašanje prvotnemu mnenju nasprotnika.
Lahko se naučimo prepričati vsakega sogovornika v svojo pravičnost, tako da nenehno izpopolnjujemo svoje poslovne komunikacijske veščine v praksi.
Kultura in etiketa
Poslovni etiket ne zavezujočih pravil vendar pa njegovo upoštevanje omogoča izogibanje nerodnim situacijam in doseganje maksimalnih rezultatov na strokovnem področju.
Ključni etični standardi poslovnega komuniciranja:
- prikaz spoštovanja položaja sogovornika in njegove osebnosti;
- sposobnost poslušati in slišati;
- točnost in skladnost z določenim časovnim okvirom sestanka;
- skladnost s kodeksom oblačenja;
- organiziranje ugodnih pogojev za pogajanja;
- sposobnost pravilnega izražanja misli ustno, na papirju, elektronsko, po telefonu (jedkost, besedišče, pomanjkanje besed-paraziti);
- spoštovanje poslovnih skrivnosti;
- samonadzor (abstrakcija iz čustev, nadzor nad izrazi obraza in kretnjami);
- dosledno izpolnjevanje dodeljene vloge.
Pravila in taktike
Uspeh poslovna komunikacija, njena učinkovitost je odvisna od taktike vedenja.
Sprva je potrebno vzpostaviti stik s sogovornikom in se osredotočiti na njegovo osebo.
Potrebno je opazovati, analizirati, sklepati. Zbrane informacije omogočajo za navigacijo v tej situaciji: opredeliti vloge udeležencev, izbrati strategijo za ukrepanje.
Da bi dosegli ta cilj, je potrebno uporabiti načelo prepričevanja sogovornika, ki izvaja zgornje zaporedje korakov.
Po pridobitvi želenega rezultata lahko brez stika. To naredimo s pomočjo verbalnih (slovo) in neverbalnega (preobrata telesa, gledanja proč, slogovnih slogov) signalov.
Organizacija
Proces organiziranja poslovne komunikacije je neposredno odvisen od izbrane oblike komuniciranja. Pogovor se lahko pojavijo spontano ali načrtujejo. V drugem primeru se izvede ob nastavljenem času na izbranem mestu.
Poslovna komunikacija po telefonu nastane zaradi klica partnerju. Če je bil predhodni dogovor, potem morate poklicati v določenem času.
Če takšnega dogovora ni bilo, morate med pozdravom pojasniti, ali ima vaš nasprotnik prosti čas za pogovor. Za organizacijo korespondence potrebno je sestaviti ustrezen dokument in ga poslati naslovniku.
Pogajanja, sestanki, javni govori se običajno načrtujejo vnaprej in so predvideni za določen čas. Pomembno je, da poskrbimo za udobje udeležencev (razpoložljivost primernih prostorov za namestitev, vodo, zaslon za predstavitve itd.).
Stališča za učinkovito komunikacijo
Dovoljene so naslednje partnerske pozicije poveča učinkovitost komunikacije:
- pripravljenost za dialog;
- željo po kompromisu;
- spoštovanje položaja sogovornika;
- zanimanje za predmet;
- prisotnost določenega cilja;
- sposobnost poslušanja in dojemanja informacij;
- spoštovanje bontona in kulture poslovnega komuniciranja.
Komunikacijske ovire
Partnerji v poslovnem komuniciranju se lahko soočijo s psihološkimi ovirami, ki jim preprečujejo zagotavljanje ustrezne izmenjave informacij. Glavne ovire:
- Organ. Vsaka oseba razdeli vse ljudi, s katerimi vstopi v interakcijo, na avtoritativno in neavtoritativno. Posledično mnenje oblasti vedno vzbuja zaupanje in spoštovanje, mnenje nepooblaščene osebe pa se nikoli ne upošteva.
- Izogibajte se. Partner se mu želi izogniti negativnim, neprijetnim ali nezanimivim stikom. Sogovornik si mora zelo prizadevati, da bi pritegnil pozornost k sebi in organiziral učinkovit dialog.
- Nesporazum. To se zgodi fonetično (zavračanje zvokov), semantično (napačno interpretiranje pomena tega, kar je bilo rečeno), slogovno (nezmožnost zaznavanja sloga govora), logično (nedoslednost načina razmišljanja).
Primeri
Razmerje, ki vključuje poslovno komunikacijo:
- učitelj in študent;
- vodja in podrejeni;
- zaposlene v organizaciji;
- poslovni partnerji;
- stranka in uradnik;
- stranka in izvajalec.
Opozoriti je treba, da to ni edina razpoložljiva oblika komuniciranja v teh razmerah. V prostem času lahko zaposleni v organizaciji organizirajo pogovore o osebnih temah, poslovni partnerji pa imajo lahko prijateljske odnose in preživljajo prosti čas skupaj.
Tako poslovna komunikacija omogoča udeležencem interakcijo na uradni ravni. Obstajajo različni slogi, modeli, vrste in oblike take komunikacije.
Psihologija in etika poslovnega komuniciranja:
