Zelo pogosto lahko slišite, kako nekdo nima dovolj časa. Uspelo bi narediti vse, če bi bilo na dan dve ali tri ure več. Hkrati obstajajo ljudje, ki mirno upravljajo svoje naloge in celo pomagajo drugim. Zakaj tako? Konec koncev, prvi in drugi dan za 24 ur. Upravljanje časa odgovori na to vprašanje. Kaj je to? Kako se lahko naučite upravljati svoj čas? Ali obstajajo učinkovite metode, ki pomagajo racionalno živeti in produktivno delati?
Kaj je upravljanje časa?
Upravljanje časa je umetnost upravljanja časa. Vključuje metode določanja ciljev, načrtovanja, nadzora, motivacije, pravilnega določanja prednostnih nalog. Upravljanje časa lahko obravnavate kot celo vrsto tehnik za izboljšanje osebne učinkovitosti. Običajno ne govorimo o orodjih za upravljanje časa, temveč o metodah za določanje ciljev, motivacijo, delegacijo itd.
V strukturi tega pouka izstopajo štiri glavne blokeki sestavljajo "lestev" upravljanja časa, ki temelji na primerjavi s potovanjem:
- Učinkovitost - Odgovori na vprašanje "kako iti?"
- Tehnologija - razumevanje "kaj naj se nadaljuje?"
- Strategije - pomaga načrtovati "kam iti?"
- Filozofija - daje pomen, odgovarja "zakaj iti?"
Pravilno načrtujte svoje življenje iz četrtega bloka "Zakaj?" do prve točke "Kako?"
To je ena od glavnih točk upravljanja časa - izbrati globalni cilj. Nadaljnje razumevanje smeri za njegovo izvajanje. Nato določite mehanizme dosežkov. Razumeti, katera orodja so potrebna za izvajanje vseh načrtovanih korakov.
Sam pomen take naloge je racionalizirati delo, saj je učinkovitost celotnega projekta odvisna od pravilnega določanja ciljev in načrtovanja.
Pojav in oblikovanje upravljanja časa
Upravljanje s časom se je pojavilo v 70. letih 20. stoletja. Po priljubljenem prepričanju je avtor danskega podjetnika Klausa Möllerja. Ponudil je zvezek "Time Manager", ki je postal prototip organizatorja.
Osebno, ko so se rodili temelji upravljanja časa, je to nemogoče. Lahko bi trdili, da so poskusi nadzora osebnega časa nastali v starem Rimu. Prvi pisni vir so zapiski Lucija Seneke, naslovljeni na enega od rimskih patricijev. Priporočil je, da se ukvarja s pisanjem časa, spremlja njegovo uporabo, oceni svoje življenje. Seneca je poudarila potrebo po poslovnem načrtovanju in ponudila, da to počne vsako jutro. Tudi rimski filozof je poudaril pomen določanja prednostnih nalog, da bi preživel čas z največjo koristjo.
Verjetno je razumevanje časa vključeno v druge civilizacije starega veka, ker se ljudje povsod soočajo z istimi nalogami in izzivi. V sodobnejši obliki se je upravljanje s časom pojavilo sredi 18. stoletja in je bilo prilagojeno razvoju industrijske revolucije.. S prihodom in množičnim širjenjem rastlin in tovarn je človeško delo postajalo vse manj odvisno od naravnih dejavnikov. Zato je mogoče racionalizirati potek dela.
Zamisli o upravljanju časa rdeče črte skozi življenja mnogih uglednih ljudi. Na primer, italijanski pisatelj in učenjak Leon Battista Alberti, ki je živel v renesansi, je v svojih delih poudaril pomen upravljanja časa. Osredotočil se je na potrebo po racionalizaciji primerov in dnevnem načrtovanju. Ideološki navdih za "časovne menedžerje" njegovega obdobja je bil Isaac Newton, ki je jasno strukturiral načela strukture vesolja. Zamisli, ki jih je predlagal, so mnoge sodobnike spodbudile k razmišljanju o racionalizaciji svojega življenja.
Eden najpomembnejših zagovornikov časa je bil Nemški filozof Immanuel Kantki je izboljšala svoj urnik do te mere, da so sosedje pregledale uro na njem.
Ameriški politik Benjamin Franklinki je svetu dala dobro znano frazo »Čas je denar«, je vodil osebni dnevnik in s tem dosegel precejšnje višine samonadzora. Franklinova preprosta in učinkovita priporočila so bila podlaga za številne priljubljene treninge za upravljanje časa.
Pomembno vlogo pri razvoju upravljanja časa je imel ameriški inženir. Frederick Taylorki so postavili temelje za moderno upravljanje in znanstveno organizacijo dela (NE). Taylorism, kot teorija upravljanja, je imela otipljiv vpliv na povečanje produktivnosti.
Nemogoče je, da se ne spomnimo italijanskega ekonomista Wilfredo Pareto, ki je oblikoval svetovno znano načelo upravljanja časa "20:80". Dešifrira se na ta način: 20% prizadevanj prinaša 80% rezultatov in obratno. Če definirate to zelo "dvajset", lahko bistveno povečate osebno učinkovitost.
Nič manj pomemben je tudi prispevek 34. predsednika Združenih držav. Dwight David Eisenhower, ki je razvila zelo priročno metodo določanja prioritet, imenovano "Eisenhowerjeva matrika". Predlagal je razdelitev vseh primerov glede na njihov pomen in nujnost. Obstajajo štiri vrste nalog:
- Pomembno, nujno;
- Pomembno, ni nujno;
- Ni pomembno, nujno;
- Ni pomembno, ni nujno.
Ob upoštevanju dveh prvih vrst in izogibanja tretjemu ali četrtemu, se bo oseba naučila učinkoviteje uporabljati svoj čas.
Sčasoma so se začeli pojavljati časovni tokovi upravljanja časa. Na primer, upravljanje časa za ženske, za moške, za poslovneže, za študente, za šolarje itd.
Priljubljeni pisci za upravljanje časa v 21. stoletju: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande in drugi. časovni menedžerji po vsem svetu. Nadalje bomo razpravljali o glavnih idejah te smeri.
Orodja za upravljanje časa
Osnovna načela upravljanja časa se v glavnem nanašajo na sorodne teme:
- Določanje ciljev;
- Načrtovanje;
- Določanje prednostnih nalog;
- Motivacija;
- Delegacija
Logično so medsebojno povezani in dopolnjujejo splošno sliko racionalne rabe časa.
Nastavitev cilja
Cilj je glavni mejnik, ki vam omogoča, da ne odstopate od izbrane poti. Postavitev ciljev je temeljna teza upravljanja časa, ki pomaga pri predvidevanju prihrankov časa pred začetkom dela.
Najpogosteje obstaja metoda določanja ciljev, imenovana SMART. Ta kratica pomeni izpolnjevanje naslednjih meril za izbiro cilja:
- Konkretnost (specifičnost) - jasno razumevanje pričakovanega rezultata;
- Merljivo (merljivo) - kvantitativna ali kvalitativna ocena;
- Dosegljivost (dosegljivo) - zmožnost opravljanja naloge;
- Pomembno - potreba po izvajanju;
- Časovne omejitve - definicija časovnega okvira.
Če ta cilj ustreza principu SMART, ga bo mogoče doseči z največjo možno ekonomijo napora.
Načrtovanje
Odsotnost načrta ali strategije je uničila številna obetavna podjetja. Poleg ozaveščenosti o cilju je treba razumeti in kakšni so »koraki« za njegovo izvajanje. Poleg tega je zaželeno nadzorovati dobljene rezultate.
Številne metode načrtovanja so bile izumljene, toda v upravljanju s časom velja, da je eno od najbolj priljubljenih načrtov togo prožno. Priporočljivo je, da ne načrtujete več kot 60% svojega dneva, pri tem pa 40-50% urnika za nepredvidene situacije. Zaželeno je, da se opišejo najpomembnejše naloge, pri tem pa se postavi vrsta "rezerve" za različne višje sile. Tako se bo mogoče izogniti negativnim čustvom, če ne boste izpolnili ali prilagodili vaših načrtov. Reševanje miru je ena od prednostnih nalog vodstva.
Določanje prednosti
Prednost je vrstni red, v katerem se izvajajo različne naloge. V skladu z zakonom, ki se imenuje "Millerjeva denarnica", lahko v spomin osebe stoji 7 ± 2 elementov. To pomeni, da lahko normalna oseba brez težav upravlja od 5 do 9 različnih primerov, vključno s hobiji in domačimi nalogami. Če je manj, potem bo življenje postalo dolgočasno, in če bo več, potem možgani ne bodo mogli obdelati celotnega niza informacij. Vendar pa obstaja Paretov zakon, po katerem 20% prizadevanj prinaša 80% rezultatov in obratno. Izbira prednostnih nalog vam omogoča, da se osredotočite na tiste dejavnosti, ki zagotavljajo največji učinek.
Ena od najboljših praks pri izbiri prednostnih nalog je "Eisenhowerjeva matrika", ki je bila omenjena zgoraj v besedilu. Z delitvijo nalog, glede na njihov pomen in nujnost, lahko preprosto zgradite hierarhijo z izbiro najbolj ustreznih in učinkovitih področij.
Motivacija
Brez ustrezne motivacije, želja po delu izgine in produktivnost dela se zniža na minimum. Upravitelj časa mora biti sposoben navdihniti sebe in druge. Odlična metoda motivacije je "načelo sidranja". To pomeni določeno pohvalo za opravljanje določene naloge.
Na primer, učenec rad igra konzolo, ne pa tudi domače naloge. Starši lahko z njim podpišejo pogodbo, da bo za domačo nalogo dobil priložnost za igranje. Postopoma se bo otrok navadil na dejstvo, da igri sledijo lekcije, s čimer se razvije nekakšen refleks. Podobno lahko storite tudi v primeru samomotivacije.
Delegacija
Zmožnost prenosa (prenosa) njihovih nalog na druge, da bi prihranili svoj čas, je izjemno koristna spretnost za vsakega časovnega menedžerja. Njegovo obvladovanje ni tako težko. Glavna stvar, ki si jo morate zapomniti, je 10 osnovnih načel:
- Zagotavljanje izvajalca s potrebno podporo;
- Odgovornost za rezultate svojega dela;
- Predhodno obveščanje o naročilu;
- Vključevanje izvajalca v proces;
- Jasen opis pričakovanega rezultata;
- Oblikovanje norm in pravil dela;
- Motivacija izvajalca, navedba njegovih interesov;
- Določitev pravic in obveznosti;
- Redno spremljanje na stopnjah izvajanja;
- Predvidevanje morebitnega neuspeha in "vrnitve" oblasti.
Skladnost s temi pravili pripomore k izogibanju številnim "pastem" delegacije, od katerih je najbolj nevarna potreba po ponovnem delu.
Tema delegacije posredno vključuje zmožnost reči "ne". Poleg tega, da se naučite, kako rutinsko delo prenesti na druge, je priporočljivo, da lahko zavrnete, če poskušajo to storiti z vami.
Metode upravljanja časa
Poleg leksikona s sorodnih področij ima upravljanje časa edinstveno terminologijo in izvirne metode. Najprej je treba omeniti koncept "chronophage", boj, s katerim pomaga, da prihranite veliko časa. Chronophagus dobesedno pomeni "časovni jedilnik". To so vse navade, situacije in celo ljudje, ki nas odvrnejo od resnično pomembnih nalog. V nasprotju s tem se srečujejo z "časničarji", ki, nasprotno, pomagajo rešiti ta dragoceni vir. Mimogrede, tudi izraz je skovan - "bacillus of time management", kar pomeni optimizacijo poleg svojega časa, pa tudi vsakodnevno rutino okoliških ljudi, vključno z družino, prijatelji in zaposlenimi, ki se za njih spremeni v pravega "imetnika časa".
Od metodologije upravljanja časa so priljubljene metode imenovane "Tomato Method", "Frog Method", "Elephant Method", "Swiss Cheese Method" in mnoge druge. drugo
Tomato metoda
Poleg zmožnosti za delo je zelo pomembno, da se učimo in pravilno sprostimo. Toda ravnovesje med obremenitvijo in okrevanjem ni vedno mogoče doseči. To je polno razvoja utrujenosti. Iznajdljiv študent iz Italije Francesco Cirillo je predlagal izvirni pristop, imenovan "Pomodoro metoda". Sestoji iz razstavljanja dela v 25-minutne intervale, ki se izmenjujejo s triminutnimi obdobji počitka - "paradižniki". Po štirih takih ciklih se vzame 15-30 minutni premor. Ta metoda vam omogoča večjo učinkovitost in navdušenje.
Žaba metoda
V Evropi je izraz "Pojej žaba za zajtrk". To pomeni naslednje. Če opravite najbolj neprijetno delo zjutraj, bo žaba, potem pa preostanek dneva napolnjena s pozitivnimi čustvi. Ta metoda upravljanja časa skuša zmanjšati stres, normalizirati čustveno ozadje in psihološko olajšanje osebe.
Metoda slona
Pod "slona" v času upravljanja pomeni veliko in neprijetno nalogo. Da bi opravili tako nalogo, jo je treba najprej razdeliti na podzadnje, to je - "Slona razrežite v zrezke." Na primer, če je potrebno izvesti popravila v stanovanju, lahko „slona“ razdelimo v kuhinjo, kopalnico, balkon, dnevno sobo, spalnico. Po drugi strani pa se "razcepi" na levi ali desni strani itd.
Metoda švicarskega sira
Druga tehnika za boj proti "slonov", vendar tokrat, brez stroge urejenosti. Če se nekdo sooča z obsežno nalogo, ne da bi vedel, s katere strani naj se ji „približuje“, bi se morala naučiti od miške, ki žvali koščke sira naključno. Postopoma se sir "odmrzne" na očeh in se spremeni v nalogo, ki je sorazmerna z zmogljivostmi izvajalca.
Upravljanje časa vključuje veliko med seboj povezanih področij. Ni mogoče obvladati celotnega arzenala njegovih metod, vendar lahko vsakdo v svojem življenju uveljavi vsaj nekatera načela takšnega upravljanja. Če to storite brez fanatizma, ne da bi se spremenili v robota, bo taka vaja koristna, saj bo vedno pomagala najti čas za delo, osebno življenje in samorazvoj.
