Eno izmed najbolj priljubljenih inštruktorskih orodij je strateška seja. Za katere naloge naj se uporablja? Ali je možno strateško sejo voditi samostojno ali samo s pomočjo specialista? Kako najti moderatorja? Kaj je potrebno za uspešno izvajanje? Kakšno je približno trajanje strateške seje in kolikokrat naj bi potekala? In na splošno, ali je mogoče brez nje? Poskusimo objektivno pogledati to temo.
Kaj je strateška seja?
Strateška seja je timsko delo, namenjeno skupnemu oblikovanju smiselnih odločitev za organizacijo v procesu dialoga s ključnimi zaposlenimi in vodstvom podjetja. Trener, ki opravlja takšno delo, deluje kot moderator, ki pomaga delavcem pri razumevanju nadaljnjih ukrepov, ki so potrebni za blaginjo in uspeh. Članek uporablja metode pospeševanja in moderiranja. Prva se bolj ukvarja z improvizacijo, kot odgovor na spreminjajoče se okoliščine dialoga, in zmernost se izvaja po načrtovanem algoritmu. Oba pristopa zahtevata kvalifikacijo trenerja, saj je od nje odvisna kakovost rezultatov.
Pogosto zastavljena vprašanja potrebo po neodvisnem moderatorju. Zakaj ne morete imeti strateške seje sami? Prvič, za kaj bo potem živel trener? Drugič, in še bolj resno, - strokovnjak mora biti vključen v vsakem primeru. Če je v redu podjetja moderator, se seveda lahko sestane. Obstaja ena majhna, a zelo tehtna odtenka. Njegovo ime je podrejenost. Samostojni svetovalec ni naklonjen spogledovanju z avtoriteto šefa, ki opravlja svoje delo zelo objektivno. Ali je podrejeni lahko kul? S pomočjo trenerja je veliko lažje videti resnico kot "kuhanje v svojem soku".
Cilji strateške seje
Strateška seja ima številne praktične aplikacije in je dodeljena za opravljanje naslednjih nalog:
- Dolgoročno ali srednjeročno načrtovanje;
- Opredelitev ključnih prednostnih nalog za razvoj v bližnji prihodnosti;
- Reformiranje strukturnih enot;
- Oblikovanje ustrezne funkcionalne strategije;
- Izhod iz težkih situacij (zgodilo ali napovedano);
- Oblikovanje skupnih ciljev in korporativnih vrednot;
- Optimizacija upravljanja;
Strateška seja pomaga pri reševanju najpomembnejših taktičnih in strateških nalog. Omogoča vam, da prilagodite korporativni mehanizem.
Glavna orodja so razprave in brainstorming. Trener-moderator ustvarja pogoje, pod katerimi je ekipa urejena za medsebojno interakcijo. Zaposleni mirno izražajo svoje mnenje vodstvu, vodje pa poskušajo slišati svoje podrejene. Skozi dialog in doseganje svojih ciljev. Zato je najbolje, da se strateško zasedanje organizira s čim več udeleženci in da ni omejeno na dva ali tri vodje.
Faze strateških zasedanj
Da bi izvedli kakovostno strateško sejo, bi morali biti za to dobro pripravljeni, premisliti najmanjše podrobnosti in izredne razmere. Priprava na strateško zasedanje traja toliko časa kot njegovo gospodarstvo. Potrebno je razumeti stranko, razumeti posebnosti njegovih dejavnosti, predvideti, kje lahko vodi nadaljnji dialog. Priporočljivo je razumeti situacijo v organizaciji, razmisliti o možnih načinih za amortizacijo konfliktnih situacij med razpravo itd.
Običajno obstaja 10 stopenj strateške seje:
- Start - postavitev ljudi na delo;
- Določanje ciljev - opredelitev glavnih mejnikov;
- Pregled trenutnega stanja - opredelitev morebitnih težav;
- Napovedovanje dogodkov je razumevanje, kje bodo te težave vodile;
- Prepoznavanje alternativ - iskanje drugih razvojnih poti;
- Ocena alternativnih strategij - izbira ugodnih obetov;
- Podrobna analiza odločitve - izdelava ideje;
- Opredelitev meril za nadzor - razumevanje mehanizmov preverjanja;
- Izdelava akcijskega načrta - postopni algoritem dela;
- Zadnji del - povzetek in posodobitev glavnih idej.
Strateška seja v povprečju poteka v 1-4 dneh. Če pa je potrebno, se lahko zadrži dlje časa. Vse je odvisno od obsega nalog in kompleksnosti njihovega izvajanja. Ena najpomembnejših stopenj je začetek dela, saj je učinkovitost celotnega dogodka odvisna od tega, koliko so udeleženci vključeni v proces razprave.
Kakšne težave se pojavijo na strateških sejah?
Težave zaradi slabega usposabljanja mentorja. Konec koncev, kot je bilo že omenjeno, bi priprava na strateško zasedanje trajala približno enako kot delo z udeleženci. Če na začetku naredite napako, lahko to privede do naslednjih težav.
Pomanjkanje ustrezne motivacije udeležencev
Nepripravljenost ljudi, da sodelujejo v razpravi, je eden največjih problemov moderatorja. Takšno stanje se pojavi kot odziv na šibko motivacijo, ki se po drugi strani zgodi zaradi pomanjkanja razumevanja »pasti« podjetja. Da bi se izognili takšni situaciji, mora trener razumeti posebnosti dela stranke podjetja, da določi, kaj točno želijo od njega.
Pomanjkanje časa
Še en "bonus" iz slabe kakovosti usposabljanja je pomanjkanje časa za izvedbo strateškega srečanja. Najboljši način za preprečitev takšne napake je določiti časovno rezervo za vsako stopnjo dela. Navsezadnje lahko razprava poteka v nepričakovani smeri in bolje je biti pripravljena na to.
Konfliktne situacije
Spori in "vroče" razprave, ki se včasih pojavljajo kot odgovor na diametralno nasprotna stališča, "padajo na ramena" moderatorja. Od njene ravni je odvisno, ali bodo ti trenutki »razneseni na lestvico slona«, ali pa se bodo celo umirili v začetni fazi. Glavna stvar, ki si jo je treba zapomniti, je, da se resnica rodi v sporu, ne v sporu.
Kako poteka strateška seja?
Strukturo strateškega zasedanja smo že pregledali, zdaj pa bomo prešli na načine njegovega izvajanja. Obstajajo tri glavne možnosti za delo:
- Strateški - dialog z vodstveno ekipo podjetja za razvoj enega vektorja gibanja;
- Podporna analiza napak in popravljanje razvojne strategije za prihodnost;
- Anti-kriza - takojšen odziv na nenadne težave.
Čeprav se razlikujejo po glavnih nalogah, so mehanizmi izvajanja skoraj identični.
Organizacijska vprašanja
Najpomembnejša faza dela, ki določa vso njeno kasnejšo učinkovitost. Najprej je treba vzpostaviti stik s stranko, da bi razumeli njegovo stopnjo razumevanja situacije. Nato se morate dogovoriti o glavnih ciljih in ciljih. Nato izvedite logistiko sestanka, razpoložljivo materialno in tehnično podlago. Priporočljivo je zbrati informacije o vseh udeležencih v procesu, da bi bolje razumeli, kaj lahko pričakujete od njih med dogodkom. Prav tako je pomembno, da se uskladijo vse faze dela, časovni okvir in možnost podaljšanja.
Strateško zasedanje
Sam proces moderiranja. S pravilno pripravo trener dela po določenem scenariju ali algoritmu in občasno improvizira, ko pride do nenormalnih situacij. Toda, če jih napovete, lahko pripravite majhne "predloge" tudi za takšne trenutke.
Podjetje po podpori
Ker strateška seja ni vedno dovolj, nadaljnje sodelovanje povečuje njen pozitivni učinek. Na tej stopnji se moderator spremeni v svetovalca za mentorstvo, ki zaenkrat podpira organizacijo, kar bo objektivna nujnost. Lahko se organizirajo dodatna srečanja, ki prilagajajo izbrano razvojno strategijo.
Strateška seja - smer sodobnega coachinga, ki je povezan s podporo srednje velikih in velikih podjetij. Omogoča vam, da najdete skupno razvojno strategijo, ki bo zadovoljila vse menedžerje in ključne zaposlene. Vloga moderatorja pri izvajanju strateškega zasedanja je ključnega pomena. In manj bo odvisno od vodstva organizacije, bolj objektivni bodo rezultati njenega dela, bolj uspešno bo strateška seja.
