Verjetno so vsi slišali, da je treba premisliti o svojih zadevah. Znano je, da ljudje, ki se temeljito pripravljajo na prihodnje delo, dosežejo odlične rezultate. Toda ali je načrtovanje enostavno? Katere so njegove metode, orodja in načela, ki jih je treba zavedati, da se naučijo, kako pravilno predpisati izpolnjevanje dodeljenih nalog? Kaj je strateško načrtovanje? Kakšen je njegov pomen? Kako se razlikuje od taktičnega ali operativnega koledarja? Ali je treba vse obvladati? Spoznajmo to temo skupaj.
Kaj je načrtovanje?
Načrtovanje postavlja cilje ali cilje z optimalno razporeditvijo sredstev, ki bodo potrebna za njihovo doseganje. Čim težje je delo, tem večja je potreba po kakovostnem usposabljanju. Dejstvo je, da vsak proces zahteva uporabo človeških potencialov in materialnih virov, pa tudi časa. Pravilno so napovedani pred začetkom dela, manj praznih izgub se bo pojavilo med njegovim izvajanjem..
Zgodovina načrtovanja se začne v starodavni družbi. Svet okoli nas je cikličen. Človek se je hitro naučil napovedati vremenske spremembe, dinamiko populacij divjih živali, stanje vegetacije. To je omogočilo pripravo na setev, žetev, nabiranje, lov ali ribolov.
Z razvojem družbe, pojavom novih poklicev, je načrtovanje pridobilo naprednejše oblike. Pojav pisanja je pri tem igral veliko vlogo, s tem pa tudi možnost prenosa velikih količin informacij na zunanje medije (glina, papirus, pergament, papir). Pojavile so se različne vrste načrtovanja, o katerih bomo še razpravljali.
Vrste načrtovanja
Priprava na prihajajoče delo ima lahko različne oblike ali manifestacije. Vse je odvisno od pričakovanih datumov, območij, objektov, kot tudi od obsega, vsebine, globine, predanosti, prioritete, računovodstva, koordinacije načrtovanih ukrepov.
V smislu:
- Dolgoročna - razvojna strategija za obdobje več kot pet let.
- Srednjeročno - časovno obdobje od 1 leta do 5 let;
- Kratkoročne - tekoče naloge (do enega leta).
Po področjih:
- Trženje - določa globalno strategijo podjetja;
- Finančna - izračuna "matematično" delo;
- Proizvodnja - distribuira materialne in tehnične vire;
- Raziskave - črpa veliko sliko;
- Individualno - pomaga racionalizirati življenje osebe.
Po predmetih:
- Razmišljanje o ciljih;
- Razmišljanje s sredstvi;
- Razmišljanje preko izvajalcev;
- Razmišljanje prek programov;
- Razmišljate z akcijo.
Po obsegu:
- Splošno - upošteva vse komponente;
- Delno - upošteva pomembne pogoje.
Vsebina:
- Strateški - odgovarja na vprašanje "kje?";
- Taktični - daje odgovor na vprašanje "kako?";
- Operativni koledar - za obravnavo aktualnih vprašanj;
- Poslovni načrt - celovita ocena prihodnjega dela.
Glede na globino:
- Agregirani - analizira splošne parametre;
- Podrobno - upošteva vse možne podrobnosti.
Po obveznosti:
- Obvezno (direktiva) - vključuje strogo upoštevanje zahtev;
- Neobvezno (okvirno) - je priporočilo.
Glede na vrstni red izvršitve:
- Urejeno - pomeni zaporedno izvajanje;
- Izredni - po potrebi;
- Drsna - določa možnost podaljšanja.
Z računovodskimi podatki:
- Časovno jasni časovni okviri;
- Prilagodljivo - glede na okoliščine;
- Stiff-flexible - združuje prejšnji dve vrsti.
S koordinacijo v času:
- Istočasno - če obstaja ena sama stopnja;
- Zaporedno - ko je projekt mogoče razdeliti na ločene faze.
Prisotnost razširjene klasifikacije ne pomeni razlik v osnovnih načelih. Najprej jih je oblikoval slavni teoretik in menedžer Henri Fayol, kasneje pa so ga dopolnili njegovi privrženci in podobno misleči ljudje.
Načela načrtovanja
Učinkovito poslovno načrtovanje temelji na naslednjih osnovnih načelih:
- Enotnost in doslednost, kar pomeni skupne cilje in medsebojno povezanost posameznih elementov podjetja;
- Pomen horizontalnega usklajevanja ukrepov in projektov med oddelki;
- Skupnost in enotnost vektorja gibanja, medsebojno povezovanje;
- Participativnost (vključenost vseh udeležencev projekta v delo);
- Kontinuiteta izvajanja, skladnost z začasnimi mejami;
- Prilagodljivost, ki omogoča prilagoditve;
- Prisotnost rezerv, to je - možnosti za manevriranje;
- Natančnost zaradi konkretizacije;
- Kompleksnost, ki se izraža v razumevanju celotne slike;
- Učinkovitost, ki jo določa presežek rezultatov nad stroški;
- Racionalnost pri izbiri najboljše možnosti;
- Sorazmernost in uravnoteženost virov;
- Znanstveno - ob upoštevanju dosežkov sodobne znanosti in tehnologije;
- Podrobnosti, ki določajo globino razumevanja;
- Preprostost in jasnost, ki omogočata prilagoditev naloge ravni razumevanja posameznih izvajalcev;
S spoštovanjem teh načel je vredno vedeti, da niso preveč napeta kaprica, temveč resnična priložnost za povečanje učinkovitosti katerega koli projekta. Še posebej, če so orodja za pripravo načrtov pravilna. Pogovorimo se o njih še naprej.
Orodja za načrtovanje
V splošni obliki je orodje za izdelavo načrta vsak pomnilniški medij, ki pomaga shraniti in reproducirati podatke. Glavno orodje sta bila dolgo časa papir in svinčnik. Razvoj informacijske tehnologije je omogočil prenos načrtovanja v digitalni svet in prihranil čas ter olajšal obdelavo dokumentov. Nato se je pojavilo veliko število mobilnih aplikacij, nameščenih na pametnih telefonih. Telefoni so kompaktne velikosti, vedno pri roki. To zelo poenostavi načrtovanje primerov, vključno z dnevnimi nalogami. Aplikacije optimizirajo potek dela, saj so pogosto ustvarjene s pravo tehnologijo za pisanje načrtov. O tem bomo govorili v naslednjem poglavju.
Tehnologija načrtovanja
Opisovanje samega pojma "načrtovanja" vključuje opredelitev te besede racionalno porazdelitev sil in virov. Brez uvedbe potrebne tehnologije to ni mogoče doseči.
Priprava načrta vključuje naslednje korake:
- Osnovna analiza - ocena virov in zunanjega okolja, razumevanje trendov družbe, prepoznavanje problemov in možnosti, možne rezerve;
- Opredelitev in oblikovanje cilja - glavni mejnik gibanja za kratkoročno ali dolgoročno obdobje;
- Ustvarjanje koncepta razvoja - metode za doseganje ciljev, vključno s potrebnimi tehnologijami;
- Strateško načrtovanje - simbioza osnovnih idej z glavnimi načini njihovega izvajanja;
- Taktično načrtovanje - določitev potrebnih virov, njihova optimalna porazdelitev;
- Operativni urnik - postopno predpisovanje vseh dejanj;
- Odobritev načrta - končna odobritev, sprejem za izvedbo.
Načrtovanje se začne z analizo in razumevanjem njihovih zmožnosti, nadaljnjim določanjem ciljev in identifikacijo načinov za izvajanje. Veliko ljudi ima zmedo pri opredelitvi taktičnega in strateškega načrtovanja, zato jim bomo posvetili pozornost.
Kakšna je razlika med taktičnim in strateškim načrtovanjem?
Njihove razlike se začnejo z globalizacijo odločanja. Z hierarhičnega vidika je strateško načrtovanje osnova vsega. Strategija pomeni razumevanje smeri gibanja. Najpogosteje se takšne odločitve sprejemajo na ravni najvišjega vodstva. Taktika je pomožna faza, na kateri sodeluje srednja povezava podjetja. Glavna naloga taktičnega načrtovanja je določiti načine za doseganje zastavljenih ciljev.
Strateško razmišljanje zajema dolgoročno perspektivo, taktično razmišljanje pa se uporablja za srednjeročne ali kratkoročne naloge. Razlikujejo se po stopnji podrobnosti. Strategist lahko stvari gleda globalno, taktik pa mora biti pozoren na vse podrobnosti ideje.
Glavna stvar je, da se držimo dela takšne smeri - od velikih do posebnih. Načrtovanje delovnega časa mora izhajati iz globalnega razumevanja poslanstva in ciljev. Vendar ta načela veljajo v vsakdanjem življenju.
Dnevno načrtovanje
Za harmonično življenje mora oseba ohraniti ravnotežje med delom, domačimi vprašanji in prostim časom. Če veliko ljudi misli o delovnem času, potem vse, kar se zgodi zunaj dela, postane kaotično. To je narobe, ker se harmonija doseže le v urejanju okoliškega prostora in vaših misli. Težko si je prizadevati za delo, s pomanjkanjem celovitosti na splošno. Upravljanje časa je zelo uporabna veščina, ki vam pomaga prihraniti moč in ohraniti vire. Če ima oseba nered v glavi in na namizju, izgubi preveč energije pri iskanju potrebnih informacij. Uspeh dosegajo predvsem tisti, ki bi lahko svoje zadeve uredili.
Načrtovanje dneva je zaželeno, da se začne od trenutka prebujanja, ob upoštevanju njihovih fizioloških značilnosti. Na splošno lahko rečemo, da je vrh intelektualne aktivnosti v obdobju od 10.00 do 12.00. Drugi časovni interval se začne ob 14.00 in traja približno 2 uri. Fizične sposobnosti so se znatno povečale po 17.00. Vendar je zaželeno, da se obremenitev ustavi do 18.30-19.00. To velja, če govorimo o dnevni rutini.
Toda človek mora tudi načrtovati teden, mesec, leto itd. To je strateško načrtovanje, ki gre v taktično načrtovanje in se konča vsak dan. Če obstaja globalna strategija, jo je treba razdeliti na majhne dnevne naloge, ki se izvajajo v skladu z določeno dnevno rutino.
Načrtovanja ne smete obravnavati kot izgubo časa. Ravno nasprotno, omogoča shranjevanje tega vira, saj jasno določa časovni okvir za izvajanje posameznih nalog. Predhodno usposabljanje omogoča lažje opravljanje dela in s tem sprošča dodaten čas za uspeh in razvoj.
