V dnevnem besedišču je besedna zveza "Vse poteka po načrtu". To pomeni, da se vse dogaja po načrtih, brez najmanjšega presenečenja ali presenečenj. Toda zakaj je to tako pomembno? Zakaj potrebujete načrt ukrepanja? Kaj je to? Ali je mogoče doseči cilje brez vnaprej določenega ukrepa? Ali je načrt potreben samo za delovne naloge ali pa je nenadomestljiv v življenju? Kako se naučiti načrtovati svoj čas? Je to težko narediti? Ali obstajajo učinkovite tehnologije? V naslednjih desetih minutah načrtujemo, da se seznanimo s tem vprašanjem.
Kaj je načrt?
Načrt je namerno dejanje, ki je potrebno za dosego zastavljenih ciljev v roku. Če povzamemo, priprava načrta vsebuje naslednje komponente:
- Določanje ciljev - določanje ciljev;
- Oblikovanje - program ukrepanja;
- Variantna zasnova - izbira več idej;
- Rok - roki;
- Opredelitev virov - kaj je potrebno, kje dobiti;
- Določanje izvajalcev - kdo bo opravil nalogo;
- Fiksiranje rezultatov - izdelava modela, načrta ali projekta.
Na primer, podjetje želi tržiti novo linijo izdelkov. Za začetek formulirajte cilj in cilje. Naredite skice zglednega akcijskega programa, ki opredeljuje strategijo in taktiko. Nato določite roke za dodelitev, vse njegove pododstavke. Nato iščejo potrebne vire, svoje vire in določajo tudi področja odgovornosti posameznih izvajalcev. Nazadnje beležijo misli na fizični medij (papirni ali digitalni dokument) in jih začnejo izvajati. Ta shema je poenostavljena, saj obstajajo različne vrste načrtovanja. Njihovo izvajanje pomeni izpolnjevanje določenih posebnih zahtev.
Katere vrste priprave načrtov obstajajo?
Tipologija načrtovanja je obsežna, razlikuje se po obsegu, času, predmetih, vsebini, globini, zavezanosti, vrstnem redu, računovodstvu, področjih, usklajevanju načrtovalnih odločitev. Pravzaprav je vse precej preprosto in logično. Torej, načrti so:
- Po obsegu:
- Splošno - upoštevajte vse podrobnosti naloge;
- Delno - opišite posebne elemente.
- V smislu izvajanja:
- Dolgoročno - pomeni razvojno strategijo za obdobje, daljše od 5 let.
- Srednjeročno - obdobje od enega do petih let;
- Kratkoročno - reševanje trenutnih težav (do 1 leta).
- Po predmetih:
- Cilji načrta - določanje ciljev;
- Načrt sredstev - opredelitev proračuna in opreme;
- Izvršilni načrt - imenovanje odgovornega;
- Programski načrt - razvoj ustreznih programov;
- Akcijski načrt - razumevanje potrebnih prizadevanj.
- Vsebina:
- Taktični načrt - pogoji za doseganje ciljev;
- Strateški načrt - glavna smer dela;
- Operativni koledarski načrt - specifikacija in določanje rokov;
- Poslovni načrt - obračunavanje vseh kazalnikov, ki igrajo vlogo pri doseganju cilja.
- Glede na globino:
- Agregirani - upoštevajte splošne parametre;
- Podrobno - izračunajte vse možne podrobnosti.
- Po obveznosti:
- Obvezna (direktiva) - strogo predpisana;
- Neobvezno (indikativno) - precej priporočljivo.
- Glede na vrstni red izvršitve:
- Naročeno - ki zahteva zaporedno izvedbo;
- Izredni - pojavijo se po potrebi;
- Drsna - predlaga možnost podaljšanja.
- Z računovodskimi podatki:
- Trdi načrti - obvezno upoštevanje vseh predpisov;
- Fleksibilni načrti - sposobnost odstopanja od določenega predmeta;
- Tesno fleksibilni načrti - kombinacija prilagodljivih in togih načrtov.
- Po aplikaciji:
- Trženje - definiranje globalne strategije podjetja;
- Finančno - razumevanje gospodarske komponente;
- Proizvodnja - zagotavljanje materialne in tehnične osnove;
- Raziskave - oblikovanje osnovnega koncepta;
- Individualno - strukturiranje osebne uspešnosti.
- S koordinacijo v času:
- Simultani načrti - sestavljeni iz ene same stopnje;
- Zaporedni načrti - potekajo v primeru dolgega postopka, ki ga sestavljajo ločene faze.
Navedene vrste načrtov so v večini primerov univerzalne in se lahko uporabljajo tako za poslovne namene kot za krepitev osebne učinkovitosti. Lahko jih na primer uporabite za pripravo dnevnega načrta. Kaj je to? Pogovorimo se še naprej.
Kakšen je dnevni načrt?
Načrt dneva - premišljeno zaporedje ukrepov za dan vnaprej. Strokovnjaki za načrtovanje svetujejo dvakrat. Prvič - zvečer, drugi - zjutraj, ob upoštevanju možnih sprememb.
Najbolje je, da se zavedate fizioloških lastnosti osebe, da upoštevate dnevne bioritme. Na primer, aktivnost možganov se aktivira od približno 10.00 do 12.00. V tem obdobju lahko določite najpomembnejše naloge.
Nadaljnja energija pade. Med kosilom ga je treba dopolniti. Potem je potrebno omogočiti telesu, da se sprošča, počiva. Od 14.00 do 16.00 je ponovno aktiviranje intelektualne in ustvarjalne dejavnosti. V tem času je primerno organizirati srečanja ali razmislek.
Bližje do 17.00 je vrhunec telesne pripravljenosti. Priporočljivo je, da se ta čas posvetite športu ali aktivnostim na prostem. Nato sledi večerja, sprostitev.
Z razumevanjem njihovih najbolj produktivnih časovnih intervalov je za ta čas lažje preoblikovati pomembne naloge, da bi ga izvedli čim bolj učinkovito in učinkovito.
Metode načrtovanja
Med različnimi možnostmi za pripravo načrtov je več najbolj učinkovitih, ki jih še posebej popularizirajo zagovorniki časa:
- ABC načrtovanje;
- Eisenhowerjeva matrika;
- Ganttov diagram;
- SMART načrtovanje;
- Tehnika GTD.
Te metode se lahko uporabljajo ločeno ali v kombinaciji. Vsak od njih je učinkovit pri reševanju specifičnih problemov in se osredotoča na specifičen vidik načrtovanja. Na primer, izbira prednostnih nalog, določanje ciljev ali naročanje primerov.
ABC načrtovanje
Ta način izdelave načrtov je deloma primerljiv s pravilom Pareto, po katerem 20% prizadevanj prinaša 80% rezultata in obratno. Če se boste naučili opredeliti najbolj produktivna področja, bodo zagotovili "levji delež" uspeha. Zato metodologija ABC temelji na prednostnem razvrščanju glede na njihov pomen:
- A - najpomembnejše naloge (praviloma jih ni več kot 15%, vendar dajejo približno 65% rezultatov);
- B - zadeve povprečnega pomena (jih je približno 20%, učinkovitost njihovega izvajanja pa je v okviru 20%);
- C - niso pomembne naloge (zagotovite 15% uspeha, ko jih zapolnite 65% časa).
Z določitvijo in koncentracijo svojih prizadevanj na opravljanje nalog iz kategorije A oseba bistveno izboljša svojo osebno ali delovno učinkovitost, saj porabi manj časa za neuporabno delo.
Eisenhowerjev Matrix
Učinkovito načrtovanje, ki temelji na izbiri prednostnih nalog, ki so ga poimenovali po ameriškem poveljniku in predsedniku Dwightu Davidu Eisenhowerju. Po tej metodi je treba oblikovati načrte glede na pomembnost in nujnost primerov. Grafično je videti kot kvadrant, razdeljen na štiri dele:
- Pomembne, nujne naloge - razvojni sektor;
- Pomembne, ne nujne naloge - kvadrat potrebnih zadev;
- Ni pomembno, nujne naloge - območje "rutinsko";
- Ni pomembno, ni nujno opravilo - časovna izguba.
Prvi dve točki tvorita območje rasti in uspeha. Tretji in četrti vozita ljudi k rutini. Zato se je bolje, da se jim izogibate pri načrtovanju, obvladovanju zmožnosti prenosa takih nalog.
Ganttov graf
Dober način za vizualizacijo načrtovanega je ustvariti Ganttov diagram. Bistvo metode je v konstrukciji voznih pasov, ki prikazujejo posamezne naloge, sledi njihova postavitev vzdolž časovne osi. Uporaba diagramov stolpcev (histogrami) za izvedbo njihovih načrtov so predlagali ameriški inženir in specialist za znanstveno upravljanje - Henry Lawrence Gantt.
Ta metoda deluje poleg drugih tehnologij, kar vam omogoča, da vizualno spremljate vse faze izvajanja projekta in razumete učinkovitost prizadevanj.
Načrtovanje SMART
Nanaša se namreč na področje postavljanja ciljev, vendar brez pravilno zastavljenih ciljev je dober načrt nemogoč. V skladu s to tehnologijo je treba vse cilje analizirati po glavnih merilih:
- Posebna - konkretnost;
- Merljivi, merljivi;
- Dosegljivo - dosegljivost;
- Ustreznost - primerljivost z drugimi nalogami;
- Časovno omejeno - časovno omejeno.
Če bo cilj izpolnjeval te zahteve, nadaljnji razvoj načrta ne bo povzročil resnih težav, saj bo uspeh postavljen že na samem začetku tega dela.
Tehnika GTD
Originalna metoda, ki jo je razvil ameriški strokovnjak in svetovalec za upravljanje s časom David Allen. Kratica GTD pomeni »dokončanje stvari«. Ta tehnologija zagotavlja jasen algoritem ukrepov za organiziranje vašega življenja. Priporočila se začnejo z ustrezno organizacijo delovnega mesta. V prihodnje je treba racionalizirati vse svoje zadeve in načrte, izdelati sezname z uporabo koledarskega razporejevalnika:
- Naslednji ukrepi zajemajo kratkoročno obdobje;
- Projekti - naloge, ki se opravljajo dolgo časa;
- Odloženi - del pooblastila, ki je bil zaupan nekomu;
- Ni obvezno - nejasne zadeve za neko obdobje.
V skladu z metodo GTD je za uspešno načrtovanje potrebno odgovoriti na naslednja vprašanja:
- Kateri cilj je treba doseči?
- Kako se bo izvajala?
- Kakšna je pot za dosego tega cilja?
Poenostavitev nalog in odgovarjanje na navedena vprašanja postaja veliko lažje za osebo, da pripravi ustrezen akcijski načrt in ga izvede.
Kaj je napaka pri načrtovanju?
Ne glede na to, kako lahko načrt izgleda brezhibno, pa ga ni mogoče zavarovati pred napakami. Njihovo bistvo je v preveč optimističnem pristopu k napovedim. Osupljiv primer je delo, ki traja uro in pol, namesto načrtovanih 60 minut. Posamezni in kolektivni načrti so predmet podobnih netočnosti.
Glavni vzroki napak:
- Nezadostna uporaba prejšnjih izkušenj;
- Nagnjenost k širjenju želje po realnosti;
- Nagnjenost, da se zagovarjajo pretekle zamude le zaradi zunanjih dejavnikov;
- Netočnosti pri ocenjevanju in dojemanju časa;
- Površinski odnos do naloge.
Poleg tega, da zapravljamo čas, so napake v načrtih preobremenjene z izgubami finančnih ali proizvodnih virov ali pa se sprašuje tudi o izvajanju naloge. Zato je priporočljivo, da se v vsak načrt vključi posebna "rezerva" časa in napora, ki vam omogoča manevriranje v primeru nepredvidenih okoliščin ali prilagoditev nalog.
Ne glede na to, kako resna je naloga, bo potreben načrt za njeno izvajanje. Ne glede na to, v kakšnem obsegu bo, na kakšen medij bodo posneti. Glavna stvar je, da izpolnjujejo vse potrebne zahteve za njeno pripravo, vključno z napovedjo potrebnih prizadevanj in sredstev. Obstaja veliko načinov, kako to storiti, zato morate skrbno prebrati vsakega, da izberete tistega, ki ustreza posamezniku.
