Včasih obračam v glavo naloge, ki jih je treba opraviti, hočem vzklikati, "in življenje ni dovolj!". V resnici pa vse ni tako tragično, kot se zdi na prvi pogled. In celotna skrivnost je, da mora biti vse to neskončno morje zadev pravilno porazdeljeno pravočasno. To bo povečalo produktivnost dela in opravljalo naloge z največjo donosnostjo in, kar je najpomembnejše, uporabilo najbolj dragocen vir - čas. Sposobnost, da pravilno organizirate in upravljate svoj čas, da jo produktivno načrtujete, je celotna tehnologija, imenovana upravljanje časa.
Vsakemu, ki se je odločil, da bo svoj čas izkoristil z največjo učinkovitostjo, bodo pomagala osnovna osnovna pravila upravljanja časa.
Prvo pravilo - da bi se izognili tehnološki prenapetosti, odstranite nepotrebne dejavnike vpliva, naj bodo telefoni, komunikatorji, tablični računalniki ali celo računalniki - preobremenjujejo možgane z nepotrebnimi informacijami in prispevajo k razpršitvi pozornosti. Uporaba številnih, včasih nepotrebnih funkcij vseh teh modernih civilizacijskih blagoslovov lahko preprosto odvzame levji delež delovnega dne.
Zato je treba takšne funkcije zmanjšati na nujno potrebno in ne razpršiti v sekundarne in nepomembne stvari.
Drugo pravilo - Ne moti "elektronskih pogovorov" na internetu, tipkanje dolgih sporočil, če obstaja priložnost za pogovor po telefonu, in še bolj, če naročnik sedi v sosednji pisarni. Takšna korespondenca močno razprši pozornost, odvrača pozornost od opravljenega dela.
Pravilo tri - Ne zavračajte si kratkega odmora čez dan. Dovolj bo, da se za nekaj minut odvrne od dela, da se oči umaknejo iz računalnika in se sprostijo, dobro je narediti nekaj dihalnih vaj. Po takšni oddaji bo delo veliko lažje.
Četrto pravilo - vodite dnevnik in začnite vsako jutro z načrtovanjem dneva. Pomembno je pripraviti dolgoročne načrte, predpisati sezname pomembnih zadev - načrtovanje vam omogoča, da se osredotočite na resnično pomembne zadeve in hitro krmarite po urniku dneva.
Peto pravilo - v dnevnem načrtovanju prednostno razvrstiti načrtovane naloge, razdeliti prednostne naloge in tiste, katerih izvedbo je mogoče odložiti ali premakniti. Pomembno je načrtovati približen čas za njihovo izvedbo in poskušati prednostne naloge prenesti na prvo polovico dneva, ko je njihova produktivnost najvišja.
Šesto pravilo - Izogibajte se prekrivanju nalog ali, z drugimi besedami, večopravilnosti. Ne poskušajte narediti več stvari naenkrat, ne glede na to, kako se na prvi pogled zdijo lahki. Učinkoviteje jih je dosledno izvajati, pri čemer je treba to dopuščati zjutraj ali ob koncu dneva, tako da med delovnim časom ne motijo glavnega dela.
Pravilo sedem - zavrniti reševanje nepričakovanih nalog, ki so se pojavile, razen v nujnih primerih. Vsaj dokler se ne zaključi trenutno načrtovano delo. Če naj bi bilo delo obsežno - bolje ga je razdeliti na faze - med njimi je mogoče narediti manjše stvari.
Pravilo osem - če je treba narediti ustvarjalno delo, je bolje, da to storimo v popolni tišini, kar bo najbolj prispevalo k nastanku idej - vse motnje bi bilo treba odpraviti (na primer izklop telefona).
Pravilo devet - zavrnitev takojšnjega sestanka (bodisi zaposlenega, izvajalca ali samo kolega), če je težavo mogoče hitro rešiti po telefonu ali elektronski pošti.
Deseto pravilo - čiščenje delovnega prostora. To je mogoče storiti ob koncu delovnega dne, urediti dokumente na mestih, zavreči nepotrebne dokumente in delovne zapiske, ki so izgubili svoj pomen. Element, ki je potreben v delovnem procesu, bo vedno zlahka najti na svojem mestu. Konec koncev je red na mizi red v glavi.
